Titelbild zum Text, wie man eine Abwesenheitsnotiz schreibt

Eine professionelle Abwesenheitsnotiz schreiben

In den Weihnachtsferien gilt ebenso wie im Sommer oder bei sonstigen Urlauben: Eine Abwesenheitsnotiz gehört zum guten Ton. Kunden oder Geschäftspartner haben ein Recht, zu erfahren, wie lange Du weg bist und an wen sie sich bis dahin wenden können. Klingt einfach, geht dennoch leider oft daneben. Mit meinen Tipps umschiffst Du Fettnäpfchen geschickt.

Urlaub ist zum Erholen da. Deshalb ist es völlig okay, wenn Du in dieser Zeit keine E-Mails liest bzw. beantwortest und das offen kommunizierst. Formulierungen dieser Art gehen in einer Abwesenheitsnotiz allerdings gar nicht: „Ich bin dann mal weg. Ab dem 8. Januar erreichen Sie mich wieder.“ Oder: „Ich liege bis zum 15. Januar unter Palmen. Ihre E-Mails werden nicht gelesen.“

Abgesehen davon, dass es nicht besonders höflich formuliert ist und einige Leser auch nichts Witziges daran finden werden: Was passiert in der in Zwischenzeit, während Du abwesend bist? Übernimmt jemand anderes vorübergehend? Wenn ja, wer ist es und wie ist er/sie erreichbar?

Lehrgeld musste ich selbst einmal zahlen, als ich dachte, es wäre nett, für dringende Fälle meine Mobilnummer anzugeben. Du glaubst ja nicht, wie unterschiedlich man „dringend“ definieren kann. ;-) Wenn Du also nicht erreichbar sein willst, dann sei an dieser Stelle konsequent.

Für den Fall, dass Du zumindest sporadisch E-Mails lesen und beantworten möchtest: Stell sicher, dass das technisch auch wirklich klappt. Ich verlasse mich auch in Deutschland weder auf das WLAN von Hotels oder Ferienhäusern, noch auf eine ordentliche Mobilfunkverbindung. Dazu habe ich in dieser Hinsicht schon zu viele Abenteuer erlebt. Willkommen in Neuland …

Aber wie geht es nun richtig mit der Abwesenheitsnotiz?

Auch wenn es immer wieder Tipps in dieser Richtung gibt: Witzige Texte solltest Du Dir im Business-Umfeld verkneifen. Wenn Du eher ein lockerer Typ bist, darf auch die Benachrichtigung etwas lockerer werden, denn insgesamt soll sie stimmig wirken und zu Deiner sonstigen Kommunikation passen. Du musst also nicht ungewohnt steif und förmlich werden. Denoch gibt es einige formale Aspekte, die wichtig sind:

1. Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile, in der mehr steht als nur „Abwesenheitsnotiz“. Möglich sind Betreffs im Stil von „Klaus Mustermann ist abwesend“ oder „Bitte haben Sie ein wenig Geduld“. Du könntest Dich auch bereits im Betreff beim Absender für die Nachricht bedanken.

2. Begrüß den Absender mit einer angemessenen Anrede und bedanke Dich für die Nachricht, falls Du das nicht im Betreff getan hast. So viel Zeit muss sein. Du brauchst Dich für Deine Abwesenheit aber nicht zu entschuldigen. Vor allem Frauen tun das ohnehin viel zu häufig. ;-)

3. Sag genau, bis wann Du nicht erreichbar bist (nicht nur „bis Mitte Januar/Juli“ oder „bis Ende nächster Woche“).

4. Was soll der Absender während Deiner Abwesenheit tun? Jemand anderen kontaktieren? Dann nenn bitte den Vor- und Nachnamen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Oder muss sich der Absender gedulden? Dann formuliere auch das höflich und präzise.

5. Falls Du häufiger mit Kunden oder Geschäftspartnern zu tun hast, die nicht aus dem deutschsprachigen Ausland kommen, schreib den Text zusätzlich auf Englisch, Französisch, Niederländisch, Dänisch oder Chinesisch … Hauptsache, Du wirst verstanden und der Text berücksichtigt eventuelle kulturelle Besonderheiten.

An diesen fünf Punkten kannst Du Dich künftig beim Schreiben der Abwesenheitsnotiz entlang hangeln. Zusätzlich habe ich hier ein paar Vorschläge für Dich. Die Varianten einzelnen Bausteine stehen immer direkt untereinander:

Liebe Absenderin, lieber Absender,
Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom 21.12.2017 bis zum 05.01.2018 nicht erreichbar.
Ich bin erst am Montag, den 8. Januar wieder für Sie da.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Ihre E-Mail wird weitergeleitet an …

Bitte wenden Sie sich an …
Während meiner Abwesenheit vertritt mich …

… Klaus Mustermann, den Sie telefonisch unter 012 – 3456 7890 erreichen. Sie können ihm auch eine E-Mail an k.mustermann@irgendeinefirma.de senden. Herr Mustermann hilft Ihnen gern weiter.

Falls Du als Einzelunternehmer von niemandem vertreten wirst, formuliere etwas in dieser Richtung:

Während meiner Abwesenheit habe ich nur sehr eingeschränkt / keinen Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr melde ich mich sehr gern bei Ihnen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Nun kommt noch die Grußformel, die Du insbesondere in der Weihnachtszeit bzw. rund um den Jahreswechsel mit ein paar netten Worten erweitern kannst.

Ich wünsche Ihnen ein wunderbares Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Viele Grüße
Beste Grüße
Herzliche Grüße

Simone Maader

Und nun wünsche ich Dir viel Vergnügen beim Formulieren Deiner Abwesenheitsnotiz und einen erholsamen Urlaub.

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